Control

¿Qué es el control y por qué es importante?

El control es el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurarse que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones sobresalientes.

Es importante porque, podemos hacer planes, dirigir y motivar a los empleados de la mejor manera posible, pero no existe garantía de que las actividades vayan a marchar conforme a los planes, ni de que en realidad se vayan a alcanzar las metas. Es por esto que un gerente eficaz debe seguir el curso de las cosas para asegurarse de que todas las acciones se están llevando a cabo para conseguir los objetivos que la empresa se ha propuesto.

Enfoques para diseñar sistemas de control

ü  Mercado: utiliza mecanismos externos del mercado (por ejemplo la competencia de precios), para establecer los estándares que usa el sistema. Por lo general lo aplican las organizaciones que tienen productos o servicios distintos y claramente especificados, los cuales afrontan mucha competencia en el mercado, como por ejemplo la empresa multinacional P&G que produce y distribuye múltiples productos, por lo cual  tiene muchos competidores en sus diferentes marcas.

ü  Burocrático: Hace referencia a la autoridad dentro de la organización. Depende de mecanismos administrativos y jerárquicos, por ejemplo las normas, los reglamentos, los procedimientos, las políticas, la estandarización de las actividades, las descripciones de empleos bien definidos, así como los presupuestos, con el fin de garantizar que los empleados observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares de desempeño. Un ejemplo es una empresa que delegue la autoridad a “X” persona en el área de producción, por lo que ella puede  dirigir a los empleados como le parezca, pero si embargo la empresa espera que se acojan estrictamente al presupuesto y a las normas.  

ü  Clan: regula el comportamiento de los empleados a través de valore compartidos, normas, tradiciones, y otros aspectos de la cultura que tenga la organización. Lo suelen usar las organizaciones donde los equipos son cosa común y corriente, y además donde la tecnología cambie rápidamente. Por ejemplo, una empresa que tenga una cultura organizacional clara y que además se la transmita a todos los empleados, éstos van a trabajar conforme a ella, a sus valores y a sus reglas.

Tipos de control

ü  Control preventivo: es el tipo de control que evita los problemas esperados; está dirigido al futuro. La clave del control preventivo está en tomar medidas administrativas antes de que se presente un problema, lo que permite evitarlos en lugar de tener que corregirlos más adelante, pero el problema es que estos controles requieren de mucha información oportuna y exacta, por lo que es difícil de encontrar. Un ejemplo de este tipo de control es  en el restaurante McDonald’s, el control preventivo de los alimentos juega un papel importante en el programa de calidad de la firma. La compañía exige que los proveedores de sus panes para hamburguesas los elaboren según las especificaciones exactas, que cubren desde la textura, sabor hasta la uniformidad en el color. Con ese objetivo, efectúa alianzas con proveedores para asegurar una calidad confiable

ü  Control concurrente: este es el que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo. Cuando el control es instituido al mismo tiempo en que se realiza el trabajo permite que los gerentes puedan corregir los problemas antes de que lleguen a resultar muy costosos. Por ejemplo, también en McDonald`s, los jefes de turno llevan a cabo un control concurrente a través de la supervisión directa. Observan constantemente lo que sucede incluso mientras están ayudando con el trabajo. Están capacitados para intervenir inmediatamente cuando algo no está bien hecho y para corregir las cosas en el momento.

ü  Control de retroalimentación: ocurre una vez que concluye la actividad. El inconveniente que tiene este tipo de control es que para cuando el gerente cuente con la información, el daño ya está hecho; pero sin embargo, en el caso de muchas actividades, el control de retroalimentación es el único tipo viable que tenemos al alcance; un ejemplo de esto son los estados financieros, que muestran que los ingresos están disminuyendo y para cuando se realicen estos informes la disminución ya ocurrió.  Este tipo de control tiene dos ventajas con respecto al preventivo y al concurrente: ofrece evidencia de la efectividad de los planes y ofrece información motivacional para los empleados. Por ejemplo, los empleados de McDonald`s están preparados siempre para recibir auditorías de sorpresa que verifican la comida y el servicio. Cuando hay fallas, el auditor proporciona retroalimentación a fin de mejorar las operaciones futuras.

Fuente:     Fundamentos de Administración, Robbins y DeCenzo

http://es.scribd.com/doc/23477728/Admon-2-Unidad-6-Control-version-alumnos

Comunicación

¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

Se considera a la comunicación como el medio a través del cual la persona se vincula en una organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la función fundamental de la comunicación. De hecho, la actividad de grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr la coordinación ni el cambio.

La comunicación en el ámbito de la administración es de suma importancia; un gerente no podrá tomar una buena decisión si no cuenta con información que le ha sido comunicada, y cuando la tome, debe haber comunicación para que los demás se enteren de la decisión tomada.

La mejor de las ideas, la sugerencia o plan más creativo nunca pueden adquirir forma si no hay comunicación.

Para los gerentes es importante por dos razones: primero porque es proceso por el cual se desempeñan las funciones de planeación, organización, dirección y control. Segundo, porque es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporción de su tiempo. 

Particularmente, la comunicación es necesaria para:

ü  Establecer y difundir las metas de una empresa.

ü  Desarrollar planes para su consecución.

ü  Organizar recursos humanos y otros de la manera más eficiente y eficaz.

ü  Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización

ü  Dirigir, motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir.

ü  Controlar el desempeño 

Fuente:  http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/07/comunicacin-importancia-y-principios.htm

Habilidad para delegar facultades

¿Por qué es importante delegar eficientemente?

En primera instancia, delegar quiere decir otorgar autoridad a otra persona para que desempeñe ciertas actividades; en la  administración, significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados  para el bien común de la empresa.

Esto no quiere decir que los gerentes renuncien a sus responsabilidades, si bien, el gerente puede hacer la tarea mejor, con más velocidad o con menos errores, no es posible que haga todo personalmente, “su tiempo y su energía son recursos escasos” en la organización.

Para lograr ser eficaz como administrador, es muy importante delegar, pero este hecho señala dos puntos principales: en primer lugar, se debe suponer que los empleados pueden llegar a cometer algunos errores, pero hay que aceptarlo, estos son parte de la delegación de tareas y con frecuencia son experiencias para que los empleados aprendan, pero, por supuesto, siempre y cuando los costos de lo errores no sean excesivos. En segundo lugar, si se desea que estos costos no superen el valor del aprendizaje del empleado, se debe imponer los controles adecuados.

Lo importante de todo esto es delegar debidamente, conocer cual empleado es el indicado para delegarle la tarea, indicarle el tiempo exacto en que éste lo debe de hacer,  y el nivel de desempeño que se espera de él, son palabras clave para que la delegación no se convierta en “un arma de doble filo” para la empresa.

¿Cómo puede un administrador mejorar la habilidad para delegar y hacerlo debidamente?

Hay una serie de métodos que nos pueden contribuir a delegar tareas de la mejor manera haciéndolo eficientemente; estos son:

ü  Aclare la asignación: se debe identificar qué es lo que se va a delegar y a quién, es importante buscar al empleado más capaz de hacerlo y observar si tiene el tiempo y la motivación necesaria para realizarlo.

ü  Especifique el margen de decisión que tendrán los empleados: cuando se delega, se da al empleado cierta autoridad para actuar y tomar decisiones, pero no de manera ilimitada, por lo que se debe de tener claro y especificar a la persona hasta donde puede llegar con la decisión que vaya a tomar.

ü  Permita que los empleados participen: esta es  una de las formas más aconsejables para decidir la cantidad de autoridad a delegar que será necesaria.

ü  Informe a otros qué ha delegado: deben estar informados todos aquellos que vayan a ser afectados por la delegación, esto incluye a personas dentro y fuera de la organización. El hecho de hacerlo aumenta las probabilidades de generar un conflicto y disminuye la posibilidad de que los empleados sean capaces de cumplir debidamente con lo que les haya delegado.

ü  Establezca canales de retroalimentación: es importante delegar instituyendo controles de retroalimentación para evitar que ocurran problemas. Los controles para vigilar el avance de los empleados aumentan la probabilidad de que los problemas significantes sean identificados con mayor rapidez, y de que la tarea quede terminada a tiempo con las especificaciones deseadas. Estos controles se deben establecer al inicio de asignada la tarea, como por ejemplo, ponerse de acuerdo en una fecha específica para que sea finalizada la tarea, y de ahí, establecer fechas parciales para ir verificando el avance.  

  Fuente: Fundamentos de Administración, Robbins y deCenzo