Control

¿Qué es el control y por qué es importante?

El control es el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurarse que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones sobresalientes.

Es importante porque, podemos hacer planes, dirigir y motivar a los empleados de la mejor manera posible, pero no existe garantía de que las actividades vayan a marchar conforme a los planes, ni de que en realidad se vayan a alcanzar las metas. Es por esto que un gerente eficaz debe seguir el curso de las cosas para asegurarse de que todas las acciones se están llevando a cabo para conseguir los objetivos que la empresa se ha propuesto.

Enfoques para diseñar sistemas de control

ü  Mercado: utiliza mecanismos externos del mercado (por ejemplo la competencia de precios), para establecer los estándares que usa el sistema. Por lo general lo aplican las organizaciones que tienen productos o servicios distintos y claramente especificados, los cuales afrontan mucha competencia en el mercado, como por ejemplo la empresa multinacional P&G que produce y distribuye múltiples productos, por lo cual  tiene muchos competidores en sus diferentes marcas.

ü  Burocrático: Hace referencia a la autoridad dentro de la organización. Depende de mecanismos administrativos y jerárquicos, por ejemplo las normas, los reglamentos, los procedimientos, las políticas, la estandarización de las actividades, las descripciones de empleos bien definidos, así como los presupuestos, con el fin de garantizar que los empleados observen los comportamientos adecuados y cumplan con los estándares de desempeño. Un ejemplo es una empresa que delegue la autoridad a “X” persona en el área de producción, por lo que ella puede  dirigir a los empleados como le parezca, pero si embargo la empresa espera que se acojan estrictamente al presupuesto y a las normas.  

ü  Clan: regula el comportamiento de los empleados a través de valore compartidos, normas, tradiciones, y otros aspectos de la cultura que tenga la organización. Lo suelen usar las organizaciones donde los equipos son cosa común y corriente, y además donde la tecnología cambie rápidamente. Por ejemplo, una empresa que tenga una cultura organizacional clara y que además se la transmita a todos los empleados, éstos van a trabajar conforme a ella, a sus valores y a sus reglas.

Tipos de control

ü  Control preventivo: es el tipo de control que evita los problemas esperados; está dirigido al futuro. La clave del control preventivo está en tomar medidas administrativas antes de que se presente un problema, lo que permite evitarlos en lugar de tener que corregirlos más adelante, pero el problema es que estos controles requieren de mucha información oportuna y exacta, por lo que es difícil de encontrar. Un ejemplo de este tipo de control es  en el restaurante McDonald’s, el control preventivo de los alimentos juega un papel importante en el programa de calidad de la firma. La compañía exige que los proveedores de sus panes para hamburguesas los elaboren según las especificaciones exactas, que cubren desde la textura, sabor hasta la uniformidad en el color. Con ese objetivo, efectúa alianzas con proveedores para asegurar una calidad confiable

ü  Control concurrente: este es el que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo. Cuando el control es instituido al mismo tiempo en que se realiza el trabajo permite que los gerentes puedan corregir los problemas antes de que lleguen a resultar muy costosos. Por ejemplo, también en McDonald`s, los jefes de turno llevan a cabo un control concurrente a través de la supervisión directa. Observan constantemente lo que sucede incluso mientras están ayudando con el trabajo. Están capacitados para intervenir inmediatamente cuando algo no está bien hecho y para corregir las cosas en el momento.

ü  Control de retroalimentación: ocurre una vez que concluye la actividad. El inconveniente que tiene este tipo de control es que para cuando el gerente cuente con la información, el daño ya está hecho; pero sin embargo, en el caso de muchas actividades, el control de retroalimentación es el único tipo viable que tenemos al alcance; un ejemplo de esto son los estados financieros, que muestran que los ingresos están disminuyendo y para cuando se realicen estos informes la disminución ya ocurrió.  Este tipo de control tiene dos ventajas con respecto al preventivo y al concurrente: ofrece evidencia de la efectividad de los planes y ofrece información motivacional para los empleados. Por ejemplo, los empleados de McDonald`s están preparados siempre para recibir auditorías de sorpresa que verifican la comida y el servicio. Cuando hay fallas, el auditor proporciona retroalimentación a fin de mejorar las operaciones futuras.

Fuente:     Fundamentos de Administración, Robbins y DeCenzo

http://es.scribd.com/doc/23477728/Admon-2-Unidad-6-Control-version-alumnos