Habilidad para delegar facultades

¿Por qué es importante delegar eficientemente?

En primera instancia, delegar quiere decir otorgar autoridad a otra persona para que desempeñe ciertas actividades; en la  administración, significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados  para el bien común de la empresa.

Esto no quiere decir que los gerentes renuncien a sus responsabilidades, si bien, el gerente puede hacer la tarea mejor, con más velocidad o con menos errores, no es posible que haga todo personalmente, “su tiempo y su energía son recursos escasos” en la organización.

Para lograr ser eficaz como administrador, es muy importante delegar, pero este hecho señala dos puntos principales: en primer lugar, se debe suponer que los empleados pueden llegar a cometer algunos errores, pero hay que aceptarlo, estos son parte de la delegación de tareas y con frecuencia son experiencias para que los empleados aprendan, pero, por supuesto, siempre y cuando los costos de lo errores no sean excesivos. En segundo lugar, si se desea que estos costos no superen el valor del aprendizaje del empleado, se debe imponer los controles adecuados.

Lo importante de todo esto es delegar debidamente, conocer cual empleado es el indicado para delegarle la tarea, indicarle el tiempo exacto en que éste lo debe de hacer,  y el nivel de desempeño que se espera de él, son palabras clave para que la delegación no se convierta en “un arma de doble filo” para la empresa.

¿Cómo puede un administrador mejorar la habilidad para delegar y hacerlo debidamente?

Hay una serie de métodos que nos pueden contribuir a delegar tareas de la mejor manera haciéndolo eficientemente; estos son:

ü  Aclare la asignación: se debe identificar qué es lo que se va a delegar y a quién, es importante buscar al empleado más capaz de hacerlo y observar si tiene el tiempo y la motivación necesaria para realizarlo.

ü  Especifique el margen de decisión que tendrán los empleados: cuando se delega, se da al empleado cierta autoridad para actuar y tomar decisiones, pero no de manera ilimitada, por lo que se debe de tener claro y especificar a la persona hasta donde puede llegar con la decisión que vaya a tomar.

ü  Permita que los empleados participen: esta es  una de las formas más aconsejables para decidir la cantidad de autoridad a delegar que será necesaria.

ü  Informe a otros qué ha delegado: deben estar informados todos aquellos que vayan a ser afectados por la delegación, esto incluye a personas dentro y fuera de la organización. El hecho de hacerlo aumenta las probabilidades de generar un conflicto y disminuye la posibilidad de que los empleados sean capaces de cumplir debidamente con lo que les haya delegado.

ü  Establezca canales de retroalimentación: es importante delegar instituyendo controles de retroalimentación para evitar que ocurran problemas. Los controles para vigilar el avance de los empleados aumentan la probabilidad de que los problemas significantes sean identificados con mayor rapidez, y de que la tarea quede terminada a tiempo con las especificaciones deseadas. Estos controles se deben establecer al inicio de asignada la tarea, como por ejemplo, ponerse de acuerdo en una fecha específica para que sea finalizada la tarea, y de ahí, establecer fechas parciales para ir verificando el avance.  

  Fuente: Fundamentos de Administración, Robbins y deCenzo